בין אם מדובר בהשקת מוצר או אירוע יחסי ציבור, בין אם מדובר בהקמת אירוע לעובדי החברה, ללקוחות או לקולגות, בין אם מדובר בכנס או בנופש חברה – הקמת אירוע עסקי מחייבת הבנה כוללת ומקיפה של מטרות אירוע ויעדיו, כמו גם הבנת החברה העומדת מאחוריו והמסר שהיא מבקשת להעביר באמצעות האירוע עצמו. אין ספק, אם כן, שעל מנת להקים אירוע עסקי נדרשת עבודה מקצועית ומנוסה של בעלי מקצוע שמאחוריהם אירועים עסקיים רבים.
בין אם מדובר בהשקת מוצר או אירוע יחסי ציבור, בין אם מדובר בהקמת אירוע לעובדי החברה, ללקוחות או לקולגות, בין אם מדובר בכנס או בנופש חברה – הקמת אירוע עסקי מחייבת הבנה כוללת ומקיפה של מטרות אירוע ויעדיו, כמו גם הבנת החברה העומדת מאחוריו והמסר שהיא מבקשת להעביר באמצעות האירוע עצמו. אין ספק, אם כן, שעל מנת להקים אירוע עסקי נדרשת עבודה מקצועית ומנוסה של בעלי מקצוע שמאחוריהם אירועים עסקיים רבים.
מהן הפעולות שיש לבצע בעת הקמת אירוע עסקי ?
הקמת אירוע עסקי היא כאמור אינו עניין של מה בכך. מארגני האירוע יצטרכו לקבוע את המקום והמועד בו הוא יערך, לבנות לוח זמנים מוגדר, המתאר בדיוק את הפעולות שיש לבצע ואת מועדיהם, תוך קביעת נקודות בדיקה בדרך למניעת עיכובים (שהלא בעת ארגון אירוע עסקי פעמים רבות פעולות רבות תלויות בהשלמת הפעולות הקודמות וכל עיכוב נקודתי עלול להפוך לעיכוב מתגלגל). בנוסף, יש לארגן שירותים של בעלי מקצוע נוספים – שירותי קייטרינג, שירותי עיצוב, הקמת תשתית לוגיסטית וטכנית, טיפול לוגיסטי מלא ותיאום בין הספקים הפועלים באירוע, שילוב אטרקציות, בדומה לאטרקציות לב מצווה או בת מצווה והפקות תוכן מקוריות על מנת ליצור אירוע יצירתי ומעניין, שילוב עזרי המחשה ודיילות – כל אלה הם רק קצה קצהו של המזלג בעת ארגון אירוע עסקי הנדרש לטיפול מסור ויצירתי במיוחד.
אחת הפעולות המשמעותיות בהכנת אירוע עסקי הוא הכנת השטח בו האירוע עתיד להתקיים. יש לדאוג לנושא השכרת כסאות ושולחנות, הקמת במות וקביעת מיקומן בשטח תוך עבודה משותפת עם בעלי המקצוע האחראים לתחום זה (ושמירה הדוקה על נושא הבטיחות).
טיפים לארגון אירוע עסקי
אם אתם עובדים עם חברת הפקות או חברת ארגון אירועים – עבדו איתה בצמוד. העבירו את מטרות האירוע ואת העומד מאחוריו, וודאו כי החברה שמולכם מבינה היטב במה מדובר.
השוו מחירים של ספקי השירות השונים, אולם שימו לב כי זהו אינו הפרמטר היחידי המשמש כמובן לבחירת אנשי המקצוע איתם תעבדו. בקשו המלצות של חברות שערכו אירוע דומה לשלכם, ואל תהססו לבקש להגיע לאחד מהאירועים המאורגנים על ידי בעלי המקצוע שאתם בודקים.
סכמו את נושא הציוד הלוגיסטי הנדרש להתמקם בשטח – כמה כסאות תידרשו להציב והיכן, מה יהיה סידור המקום, היכן ימוקמו במות והיכן תמוקם מערכת ההגברה ?
בארגון אירוע הנדרש לפרסום – עבדו עם בעלי מקצוע מומחים בתחום פרסום ושיווק אירועים על מנת שהאירוע שלכם יזכה לכל תשומת הלב הנדרשת. פרסמו את האירוע באמצעי התקשורת הממוקדים בקהל היעד שלכם, ופרסמו מוקדם ככל האפשר את סדר היום שייכלל בו.